Privatlivspolitik for Frem Skakklub
Gyldig fra 1. juli 2024
Skakklubben FREM behandler (dvs. indsamler, opbevarer, anvender og sletter) personoplysninger. Klubben fører en fortegnelse over medlemmer, herunder ledere og trænere, og en liste over de elever i FREM Skakskole, der ikke allerede er medlemmer af klubben.
FREM følger princippet ”need to know” (i modsætning til ”nice to know”) og har derfor kun persondata, der er nødvendige for klubbens drift, jf. ”Bemærkninger” under punktet ”Hvilke data?” nedenfor.
Skakklubben FREM har til huse i Ungdomshuset, Nørregade 60 3. sal, 5000 Odense C; www.frem-skakklub.dk; CVR-nummer: 3076 1553.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Skakklubben FREM er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktperson vedrørende almindelige personoplysninger (klubbens kasserer):
Navn: Jan Erik Schousboe
Adresse: Jettes Allé 14, 5250 Odense SV
Telefonnr.: 2232 0960
Kontaktperson vedrørende personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (klubbens formand):
Navn: Bo F. Sørensen
Adresse: Skt. Hans Gade 79 st.s, 5000 Odense C
Telefonnr.: 40981983
Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Hvilke data?
Medlemmer:
- Navn
- Adresse
- Fødselsdato (ikke CPR)
- Telefonnummer/-numre
- E-mailadresse
- Evt. (skak)titel
- Kontingentrabat (pensionister og uddannelsessøgende)
- Medlemsnumre i DSU og FIDE (hhv. Dansk Skak Union og Det Internationale Skakforbund)
- Køn (M/K)
- Indmeldelsesdato
- Medlemstype i FREM
- Medlemstype i DSU
- Kampleder og/eller skakdommer i DSU og/eller FIDE
- Oplysning om betalt kontingent
Disse data er såkaldte almindelige personoplysninger (registrerings- og kontaktdata), som er nødvendige for klubbens drift.
Ledere og trænere:
Ledere og trænere vil som regel være medlemmer af klubben.
- Almindelige personoplysninger: Som ovenfor under Medlemmer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- Børneattest på ledere og trænere i klubben, der har eller har mulighed for at opnå direkte kontakt med børn og unge under 15 år
- CPR-nummer, der skal bruges ved indhentning af børneattest.
B-medlemmer, herunder elever i Frem Skakskole:
- Almindelige personoplysninger:
- Navn, adresse, fødselsdato samt forældrenes kontaktdata, da eleverne typisk er meget unge.
- Oplysning om betalt kontingent for B-medlemskab.
Hvor får vi oplysningerne fra?
Normalt får vi oplysningerne fra dig. Undtagelser:
- Medlemsnumre i DSU og FIDE (hhv. Dansk Skak Union og Det Internationale Skakforbund) tildeles af DSU.
- Medlemstyper bestemmer kontingentets størrelse. De bestemmes primært ud fra fødselsdatoen.
Klubbens formål med behandling af personoplysninger
Vi behandler personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er især:
- Klubben har en legitim interesse i behandling
- Lovkrav, herunder Folkeoplysningsloven
- Samtykke
Formålene:
- Varetagelse af kontakt, herunder opkrævning af kontingent
- Opstilling af styrkelister og resultatlister
- Opstilling af hold på grundlag af styrkelister
- Afholdelse af turneringer
- Afholdelse af sociale arrangementer
- Brug af situationsbilleder taget i klubben, der viser en konkret aktivitet eller situation i klubben
- Registrering af medlemskab hos FSU (Fyns Skak Union) og DSU (Dansk Skak Union) ved indmeldelse
- Da Skakklubben FREM er medlem af FSU og DSU, kan der ske videregivelse til disse af oplysninger om ledere og trænere, så ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra FSU og DSU
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af klubben
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke, men i sjældne tilfælde kan det være nødvendigt at indhente dit samtykke.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi envurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Videregivelse af dine personoplysninger
Ved indmeldelse i FREM gives navn, adresse og fødselsdato videre til DSU og FSU.
Oplysninger om deltagelse i og resultater i turneringer og holdkampe bliver givet videre til DSU og FSU.
Skaklige resultater kan offentliggøres på klubbens hjemmeside.
Bestyrelse og holdledere kan få adgang til navne, adresser og kontaktdata.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til DSU og FSU.
I henhold til Folkeoplysningsloven kan der videregives almindelige personoplysninger til Skakklubbens hjemkommune (Odense Kommune) af hensyn til kommunale tilskud.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Medlemmer:
- Vi opbevarer dine almindelige personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af klubben
Ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger: Som ovenfor under Medlemmer
- Børneattest: Slettes umiddelbart efter, at attesterne er kontrolleret af den eller de bemyndigede bestyrelsesmedlemmer.
- Bogføringsbilag gemmes i 5 år efter udløb af det regnskabsår, bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter, at arbejdet er ophørt
B-medlemmer, herunder elever i Frem Skakskole:
- Almindelige personoplysninger slettes, når de har været uaktuelle i mere end et år.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som ledere, trænere og elever til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Det gælder fx fortegnelser over tidligere års vindere af klubturneringer.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på klubbens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
